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中小企业实施会计电算化的常见问题及对策

作者:admin 2018-01-08

摘 要 随着计算机和信息技术的不断发展电子商务的迅速兴起, 会计电算化在中小企业中的运用越来越广泛,如何发挥会计电算化的优势,科学合理的运用会计电算化完...

摘    要
随着计算机和信息技术的不断发展电子商务的迅速兴起, 会计电算化在中小企业中的运用越来越广泛,如何发挥会计电算化的优势,科学合理的运用会计电算化完成“甩帐”,为会计工作提供优效、高能的工作质量,是当前我们必须解决的重要课题。本论文论述了目前中小企业实施会计电算化存在的问题;并着重以适应社会主义市场经济改革与发展的思路及目标为依据,顺应当今网络时代的发展潮流及我国融入世界经济一体化的发展趋势,分析和展望中国会计改革问题与发展趋势,并就如何进一步开展会计电算化在中小企业实施的有关问题进行了初步探讨。
 
关键词:中小企业; 会计电算;存在问题;有效措施
 
Abstract
Computer and information technology with the continuous development of e-commerce to the rapid emergence of Accounting at the use of more and more small and medium enterprises in a wide range of computerized accounting internal control issues more and more cause for concern. In this paper, small and medium-sized Accounting at the problems that exist, according to small and medium-sized issues of existence to ensure the quality of computerized accounting to ensure that an effective system of internal control, the system should focus on the construction, initialization settings , division of work between the control, security control, to take effective measures.
 
Keywords: Small and medium-sized; Accounting
 
会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中,并用电子计算机作为工具替代手工记账、算账、报账等,实现对会计信息的收集、整理、输出、分析、预测、决策等。会计电算化是会计进人信息化的基础,是现代企业决策的重要依据,是中小企业会计体制改革的突破口。会计电算化工作包括电算化会计制度的建立、电算化会计人才的培养、电算化会计信息系统的开发和使用等。我国会计电算化从上世纪七十年代开始,由简单的单位自制软件,到有计划的商品化软件,逐步向网络化发展。目前,我国同国外相比,处于实施处理阶段向管理信息系统阶段发展,并进一步朝管理型网络化发展。并且发展过程中还存在一些问题,有待进一步的改善与发展。
一、中小企业会计电算化的运用现状
人类进入21世纪,迎来了以全球化和知识化为主要特征的知识经济时代。会计电算化经历20多年的进化历程已经从产生初期(1988—1992)的个人计算机(PC)、DOS操作系统和小型桌面数据库系统(如Dbase、Foxbase),发展到现在的(1999年至今)基于互联网环境、Java技术和面向对象的客户/服务器模式、分布式数据库、XML(可扩展标记语言)数据结构,采用可视化的人机交互(如WINDOWS窗口环境),实现了网上广告宣传、咨询洽谈、资金划拨、交易管理、客户服务和货物递交等售前、售中和售后服务,以及市场调研、财务核算、生产调度等商务活动。
从20世纪70年代末开始,经历了尝试阶段、自发发展阶段、有组织有计划地稳步发展阶段和具有人工智能的管理型会计软件发展阶段。财政部从1988年开始,规划我国会计电算化的中长期目标、组织商品化会计核算软件评审、建立会计电算化管理的规章制度、开展会计电算化知识培训、指导基层单位的会计电算化工作等,从而推动了我国会计电算化事业健康发展。经过20多年的实践,我国的会计电算化发展的势头较好,目前国内90%的单位使用的会计软件都是我国自行设计生产的,可以说会计软件已成为我国软件行业的一面旗帜。账务处理、电子报表、工资管理、固定资产管理、资金管理、预算管理等财务子系统或模块都实现了商品化、通用化,目前我国已有300多家软件公司开发财务软件,有更多的企业使用财务软件。根据国家财政部的规定到 2010年我国将力争有 80%以上的企业实现会计电算化。我国会计电算化高等教育创建于1984年,明确提出会计电算化专业要培养一批既熟悉会计又懂计算机的复合型人才。会计电算化理论上的发展也取得了明显的成效,涌现了大批会计电算化的优秀教师和实际工作者。
中小型企业会计电算化在其发展进程中,由于企业所在地域的不同,规模的不同,会计人员配备的不同,致使中小企业会计电算化出现参差不齐的状态。据河北省财政厅2008年一份会计电算化普及调查报告显示:全国共有70%的企事业单位实现了会计电算化,其中中小企业为35%。开展会计电算化不足3年的中小企业占48%,这说明近三年来大中小企事业单位开展会计电算化方面的活动异常活跃。这与主管财政机关政策制定得力以及培训、检查、监督等一系列工作的有效开展是分不开的。虽然有70%的企事业单位实现了会计电算化,但各单位实现会计电算化的程度却千差万别。各单位会计电算化开展的比较好的是总账和报表部分,开展的不好的是会计管理、决策、领导查询等部分,这说明目前大部分单位开展会计电算化的目的,仅仅停留在计算和替代手工记账方面。因此,会计电算化工作还有待于拓宽,特别是在中小企业会计管理的运用方面。
二、中小企业会计电算化的运用中存在的主要问题
会计电算化是中小企业管理信息系统的一个重要组成部分,管理信息系统是财务、业务和人事等信息系统的有机结合。中小企业会计电算化系统的实施过程,同时也是企业管理理念、管理模式、业务流程等方面改造的过程。由于企业自身原因与外部环境的影响和财会工作自身的特点,现阶段我国会计电算化工作实施过程中存在着诸多问题,从实践看,会计电算化存在以下几个主要问题:
(一)中小企业对会计电算化认识还不到位
我国电算化事业起步较晚,人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。多数中小企业电算化都是应用于代替手工核算,仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面人手,根本未认识到建立完善的会计信息系统对的重要性, 使现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。同时,在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够,根本没能利用信息技术优势来提高企业运作效率。  
(二)中小企业会计基础工作的管理薄弱
中小企业要实现会计电算化,首要的是实现手工会计的规范化,这是实现会计电算化的前提。目前,中小企业没有严密的管理制度或有章不循,使得会计电算化不能正常健康运转。由于基础工作薄弱,建立在此基础上的电算化管理也就出现一些问题,导致手工与计算机并行时间过长,增加了会计人员的工作量。其次, 实施会计电算化工作没有系统的规划,不进行可行性论证。一方面造成国家投资的严重浪费,另一方面,使企业的领导、职工因此对会计电算化工作产生误解,不利于会计电算化在中小企业中的实施,直接妨碍了会计电算化的发展。再次,不根据各中小企业的实际,有计划、有步骤地开展会计电算化工作,造成会计电算化的成功率不高。据统计,在已实现会计电算化的中小企业,真正实现甩账的单位不超过3 0 %,这样的会计电算化系统根本没有效益可言。  
(三)中小企业会计电算化人员素质偏低 
由于会计电算化涉及到会计和计算机两种专业知识,在岗的会计人员虽经过计算机等级培训,但与实际要求水平还有较大差距。表现在:
1、许多中小企业会计人员知识不全面。许多年龄较大的会计人员对会计业务比较熟悉 ,但对计算机知识了解有限,而年青人则相反。要使得计算机知识和会计工作经验有机结合,还有待时日。
2、计算机培训教材老化。计算机技术在飞速发展,软件操作系统也有质的变化。而现在的教材多为几年前的,所介绍的知识陈旧,实用性不强,经过这样培训并通过考试的人员实际操作能力可想而知。  
3、中小企业的会计电算化培训形式主义严重,不讲实效,严重挫伤了中小企业开展会计电算化的积极性。会计电算化培训内容浅尝辄止,针对性很差,没有把常用会计电算化软件的基本内容、功能及所必须掌握的基本操作作为考核内容,这样的培训当然不可能收到预期的效果。不仅如此,其较高的收费极大挫伤了会计人员学习会计电算化知识的积极性,不利于会计电算化事业的发展。  
(四)会计控制制度在中小企业内部还不健全
目前,多数企业的内部控制制度不够全面,没有覆盖所有的部门和人员,没有渗透到企业各个业务领域和各个操作环节,使中小企业会计工作秩序混乱、核算不实而造成会计信息失真现象极为严重。如不少企业常规票据分管制度、重要空白凭证保管使用制度、会计人员分工中的“内部牵制”原则均没有建立,甚至一些小企业没有正规的财会部门,会计、出纳、审核等事项由一个人包办。原始凭证的取得或填制本身就不合法,以此为依据编制的记账凭证、登记的账簿、出具的会计报表及一系列的会计分析等也就毫无意义。一些企业人为捏造会计数据,设置“小金库”,乱摊成本,隐瞒收入,虚报利润,恶意逃避税收等。所有这些,都与企业内部控制制度不健全密切相关。部门之间缺乏有效的协调和牵制,往往造成管理脱节,产生漏洞,使人有机可乘。  
(五)操作员权限设置不当
中小企业实现会计电算化后会计部门的工作岗位分为基本会计岗位和电算化会计岗位。其中后者一般分为电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、会计档案资料保管员和软件开发(白行开发软件) 各岗。中小企业可以根据实际需要对电算化岗位进行适当合并,设置一些必需的岗位,一人可以兼任多个工作岗位,但是企业减少人力成本,往往将一些不相容的岗位合并由一人操作。其中负责电算维护的系统管理员一般由具备条件的部门负责人或会计主管担任,也可指定专人担任,系统管理员负责整个会计电算化信息系统的正常运行,如系统软件、硬件的维护、系统数据保存、网络服务器、数据库的口令等等。但人们往往将系统管理员与数据管理员、网络管理员混为一谈,造成工作中职责不明、 权限不清。表现最为突出的问题是系统管理员的权力过大,相当多的单位在赋予系统管理员权限时,都能够调用系统的所有功能,有时甚至完全超过了会计主管的权限。  
 (六)中小企业使用的会计软件存在缺陷 
会计软件的质量是会计电算化工作的物质基础,决定着电算化工作的深人程度,也关系到能否顺利的做好“甩账”工作。但目前财政系统使用的软件还存在着诸多的问题和不足。
1、会计电算化软件仿真手工会计系统,削弱计算机在信息处理方面的优势。“仿真”是当前会计电算化发展的主流,同时也是评价会计软件优势的主要指标。这种系统的产生与手工会计系统在本质上并没有什么不同。它只是用了现代计算机技术代替了手工系统下的纸张、笔墨加算盘而已。  
2、会计软件功能大同小异,开发不足。我国会计电算化软件品种众多,但其功能却大同小异。大多数包括账务、往来账、存货、工资、固定资产、销售、成本、报表等一些模块,主要的功能是核算。然而随着我国市场经济的发展,企事业单位需要开发真正具有管理功能的会计软件,提供具有灵活性的适应各种分析要求的管理分析功能。而现实情况是一些功能用不上,而需要的功能又不具备。  
3、会计软件的水平不能满足会计、审计工作的需要。会计软件开发疏漏了审计因素,会计电算化后 ,传统审计中最为重视的会计系统提供审计线索的方法发生了很大变化。目前, 会计电算化与审计处于一种“脱节”状态,严重影响了我国会计电算化与审计工作的发展。  
4、会计软件的开发没有考虑国际化。我国财务软件还不具备有多国语言、多种货币处理能力,而且在会计核算和财务管理方面有些不符合国际惯例和国际会计准则等。不能够满足现代跨国企业经营和企业集团化发展的需要。  
三、采取积极有效措施,加快中小企业会计电算化的发展
会计电算化是一个中小企业走向成熟的标志,在我国,会计电算化尚未得到广泛的推广与应用。随着经济的迅速发展,全球经济一体化进程的加快,为了促使会计电算化在中小企业中处理的信息更系统化、智能化,给企业带来经济效益,针对以上会计电算化应用中存在的问题,提出以下完善的对策:
(一)在中小企业建立健全会计电算化的内部控制制度
在企业建立健全会计电算化内部控制制度,是确保会计核算操作安全,及时、准确提供会计信息的根本保证。一是要加强人员的职能控制,保证会计数据的真实性。由于会计电算化知识和功能的相对集中,必须强化中小企业内部组织和管理,明确人员间职责分工,将系统中不相容职务分离,以相应的管理职能与之配套。其目的在于通过设立一种相互稽核、相互监督、相互制约的机制来保障会计信息的真实、可靠。二是加强操作管理,提高会计数据的准确性。会计电算化操作应严格按照会计业务和处理流程进行,掌握密码的运用防止非法操作、越权操作,确保核算的准确性。加强数据输入、输出的管理,保证各个环节的数据准确、有效。各种录入的数据均需通过严格的审核,并附上完整、真实的原始凭证。发生输入的内容有误,应按系统提供的功能及时修改。三是加强日常的数据备份和安全检查,保证会计数据的安全。对发生的企业会计业务,做到双重备份,同时对备份的数据软盘应定期检查;重视对计算机的维护工作,防止病毒的侵入,保证在电算化过程中会计数据的安全。
(二)中小企业应该加强人才培训管理,提高会计人员素质
会计电算化事业的发展要求财会人员不仅掌握扎实的会计知识和技能,还应对计算机和财务管理有比较深刻的了解。实行电算化管理的中小企业应针对会计人员的特点和要求,科学地确定培训内容,更新会计人员的知识,提高会计技能。作为会计人员,要正确认识实行会计电算化后自身作用和地位的变化,敢于从实践中学习,不断丰富工作经验,提高操作技巧,充分挖掘自身工作潜力,提高职业判断和解决问题的能力。
(三)发挥会计电算化的财务管理功能
现行的会计软件虽然开始从核算型向管理型发展,但内容相对简单,功能不强,不能适应中小企业财务管理的需要。要充分发挥会计电算化的功能,为财务管理服务,必须提高会计软件功能,增加管理性功能的软件系统;改变财务管理的形式和方法,通过对会计资料的整理进行预测、决策、规则、分析,将事前预测、事中控制、事后分析三个环节有机地联系起来,形成一个整体,为中小企业管理决策提供有效的信息支持。在充分利用计算机运行速度快、存储量大、对数据处理及时迅速的基础上,运用财务资料,建立适应管理需要的会计电算化系统,为财务管理决策服务。
(四)增强中小企业财务安全意识,加强会计电算化安全防护
会计电算化越发展,会计信息的安全问题就越突出,必须采取相应的防护措施, 保证会计电算化系统安全稳定的运行。一是在财务软件中增加安全功能,防止操作失误造成数据被破坏。会计人员应按规定录入原始数据,制作记账凭证,输出各种信息,对系统操作人员进行授权,严格禁止越权操作、非法操作;要对会计电算化系统操作人员进行授权,严格禁止越权操作、非法操作,确保会计电算化系统安全、有效、正常的运行。二是建立预防病毒的安全措施,要经常更新杀毒软件,对硬盘进行病毒检测、杀毒。作为会计电算化系统使用人员,应自觉遵守操作规程尽可能降低计算机感染病毒机会。三是中小企业必须建立安全有效的会计档案管理制度。会计电算化会汁档案管理要做好防磁、防潮、防尘工作,建立健全会计档案保管、调阅、复制、修改、销毁等环节的制度。良好的会计档案管理是保证会计数据安全完整的关键环节,也是会计信息得以充分利用,更好地为决策服务的保证。
(五)实现财务信息网络化对中小企业的发展起关键作用
网络技术的普遍应用,进一步推动了会计电算化系统向深度和广度发展, 即实现会计电算化系统的网络化。中小企业相关部门需要运用网络版的电算化系统时,应选择那些成熟的会计管理信息系统和国家有关部门规定的财务软件,使网络内各计算机的会计数据资料可以共享;信息使用者可以利用网络及时地进行财务评估,财务报表的传送和财务分析,有利于强化中小企业内部控制和有关方面的监督。这样不仅可以减少信息传递的时间,又可以减少错误的发生和信息的失真。随着计算机技术的迅速发展, 会计电算化系统的应用必将逐步从单机环境过渡到网络化环境,从而更大地发挥电算化系统的效率,提供使用者所需的会计信息,促进经济的发展。
结束语
总之,会计电算化要在我国审计中普遍应用,是一件艰巨的任务。要实现这一目标,不仅需要计算机审计理论和应用水平的大大提高,同时还需要培养精通计算机和财务审计的专业人员。在实践过程中,应注意财务审计人员与计算机审计人员的互相交流和互相学习,这样,经过几年的训练和经验积累。就可大大提高全体审计人员的计算机审计专业知识和技能。另外,加强审计人员计算机审计基础知识的培训也是必不可少的方式。  
 
参考文献
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